• בני גלזר

18 טיפים לניהול זמן ושיפור היעילות

כולם מכירים את הקלישאה המנצחת "הזמן שלנו יקר מפז" ואיך לנצל את הזמן הזה ביעילות הוא אחד המרכיבים בהצלחה של כל עסק קטן. לא משנה איך אתם מתכננים את הזמן, בעסק קטן העבודה כל הזמן מצטברת. רגע אחד אתם בשיחת מכירה או עם לקוח ומיד אתם מטפלים בחשבוניות וספקים והופ אתם אוכלים צהריים תוך כדי מענה למיילים והודעות.


במהלך ייעוץ עסקי הרבה פעמים אני נתקל בשאלה, איך לנהל את הזמן?

הנה 18 טיפים שיכולים לעזור לכם בניהול הזמן שלכם:

1.קומו מוקדם

זה לא קלישאה, הבוקר הוא זמן מעולה לתכנן את היום ולהתארגן. ארוחת בוקר טובה, אולי קצת אימון גופני וניקוי המוח והגוף לקראת היום.

תנסו לנצל את שעות הבוקר המוקדמות אשר שקטות יחסית לעשות את הדברים שמחוץ לשגרת העבודה היומית. זה זמן טוב למחשבות ורעיונות לקדם את העסק כגון כתיבת פוסט שיווקי, או מאמר בבלוג שלכם.


2. תכננו את הזמן מראש

תכנון זמן יומי ושבועי עוזר רבות בהמשך בתעדוף ומשימות. אם לא תתחילו את היום עם תכנון זמן, משהו או מישהו אחר ייקחו את האחריות על הזמן שלכם.

תעשו רשימה מסודרת של משימות לטיפול. רשימת משימות מומלץ לעשות בסיום כל שבוע עבור השבוע שאחרי ובסיום כל יום עבור היום שלמחרת. נכון שזה לוקח זמן, אבל זה מוריד מהלחץ היומיומי.


3. תציבו יעדים (קטנים)

הצבת יעדים קטנים בדרך אל היעד הגדול היא חשובה ביותר. בכל פעם שעמדתם ביעד קטן אתם צוברים בטחון ואנרגיה חיובית לקראת היעד הבא.

כמובן, אל תשכחו מהיעד הגדול, אך זיכרו שכל מסע מתחיל בצעד ראשון.

מומלץ שמספר היעדים היומיים לא יהיה גדול מ 3-5 בכדי שתוכלו לעמוד ביעדים האלו ולהמשיך ולעשות את כלל העבודה שהעסק שלכם מצריך.


4. תעשו את מה שאתם לא אוהבים בהתחלה

אם יש משהו ברשימת המטלות שלכם שגורם לכם לאי נוחות מסויימת הכי טוב זה להפטר ממנו מיד. סביר להניח שתעבדו מהר יותר וביעילות יותר אחרי שעשיתם את המטלה שהכי לא רציתם לעשות ומחקתם אותה בהנאה מרשימת המטלות שלכם.


5. פנו את הבוקר למשימות החשובות ביותר

אחרי שתדרגו את המטלות שלכם מהחשובה ביותר לפחות חשובה (וכמובן את זאת שאתם הכי פחות אוהבים) תנסו לנצל את הבוקר בו אתם הכי יעילים, עירניים ומוכנים לעשות את המשימות החשובות ביותר. ביצוע משימות חשובות ודחופות על הבוקר יתן לכם את מנת האנרגייה שאתם זקוקים להמשיך את היום הפורה שלכם.


6. צרו שיטה מסודרת

הבלאגן סביבנו בכלל וסביב סביבת העבודה שלנו והמטלות שלנו הוא אדיר. צרו לכם שיטה וסביבת עבודה מאורגנת שתוריד מכם את לחץ חיפוש דברים שאתם זקוקים להם או את הבלאגן סביבכם שאם תרצו או לא יוצר תמיד לחץ עליכם ומשפיע על היעילות שלכם.


7. תאגדו משימות דומות ביחד

בכדי לא לקפוץ ממשימה אחת לאחרת ומתחום לתחום תנסו לאגד משימות המצריכות את אותם משאבים, ריכוז וזמן מכם. דילוג בין טיפול בחשבוניות ספקים במערכת הנהלת חשבונות שלכם למייל שיווקי ואחרי זה חזרה לספקים יוצר אצלכם בזבוז זמן ובלאגן.


8. וותרו על משימות לא הכרחיות

הרבה פעמים אנחנו מוסיפים לרשימת המטלות והיעדים שלנו משימות שלא ממש חשובות עבור העסק שלנו בזמן הנוכחי. וויתור מראש על משימות שכאלו יורידו את הצורך בהתעסקות בה ויחסכו עבורכם את הזמן.


9. אל תתנו לפרטים לבלבל אותכם

רבים מאיתנו שואפים למקצוענות ושלמות בכל מה שאנחנו עושים. פרפקציוניזם שכזה מצריך מאיתנו הרבה זמן ומאמץ שלא כל משימה ממש זקוקה לה. תתמקדו בתמונה הכללית ולא במשימה או מטלה הבודדת. בצעו את המשימה ואת הנגיעות הקטנות להפיכתה למושלמת בצעו שבאמת יש לכם זמן עבור זה.


10. עקבו אחרי הזמן

נכון שחיוב לפי זמן זאת נחלתם של עורכי דין אך מעקב יעיל אחרי הזמן שלכם ייסיע לכם להבין איפה בזבוזי הזמן שלכם ואיפה אפשר להשתפר ולחסוך זמן.

תנסו לראות איפה גזלני הזמן שלכם שלמעשה גורמים לכם לעיכוב במשימות.


11. הורידו הסחות

אחרי שהבנתם איך אתם מבזבזים את הזמן שלכם תוכלו לגלות מהם מסיחי הזמן הגדולים שלכם.

למשל, אחרי שתגלו כמה זמן אתם מבזבזים על פייסבוק או אינסטגרם אולי תחשבו לחפש פתרונות איך להקטין את הסחת הדעת שהם מייצרים לכם במהלך יום העבודה.



12. תכננו לסיים מוקדם

תכננו את היום שלכם שיסתיים מוקדם ואל תתכננו אותו כיום ארוך שנמשך אל תוך הלילה.

הצבת לוחות זמנים ארוכי טווח שגורמים לדחייה ולעבודה מואמצת ברגע אחרון צורכים הרבה אנרגיה וזמן ומוסיפים הרבה לחץ. תנסו לתכנן לעבוד על פרוייקטים במטרה לסיים אותם לפני הזמן ופחות שעות.


13. נצלו זמני המתנה

פלאפון שהחלה בשיווק איפה שהוא בשנות התשעים פרסמה שהמכשיר למעשה "הופך שעה עבודה לשעת עבודה".

נצלו זמן שאתם ממתינים לפגישה או באוטובוס לביצוע משימות והורדת הלחץ.


14. תפסיקו עם ריבוי משימות (multitasking)

אנחנו רוצים להיתפס כמוכשרים ויעילים ומנסים לבצע מגוון רב של משימות באותו זמן אך למעשה זה אחד מגזלני הזמן הגדולים ביותר.

תנסו לסיים משימה לפני התקדמות למשימה הבאה במקום לעשות מספר רב של משימות באותה עת.


15. לא זה לא מילה גסה

לעיתים רבות אנחנו לוקחים על עצמנו משימות נוספות רק כי לא נעים לנו להגיד לא.

ללמוד להגיד לא למשימה או ללקוח כאשר אין לכם את הזמן לביצוע המשימה יכול במקרים רבים להוריד מכם לחץ מיותר.


16. תנו לאחרים לעזור

תנסו להיות כנים עם עצמכם, האם אתם לוקחים על עצמכם יותר מידי משימות? אם כן, תנו לאחרים לעזור לכם. אולי ישנם משימות שמישהו אחר יכול לעזור לכם איתם שיתנו לכם זמן להתמקד במשימות חשובות יותר עבור העסק.


17. חפשו את המטרה בכל פגישה

הרבה פעמים פגישות הן בזבוז זמן. כאשר אתם מתכננים פגישה תשקיעו בלהגדיר מטרה לפגישה, צרו תכנון זמן לפגישה, מה התוצאות שאתם רוצים להשיג ממנה וכמובן עימדו בלוחות זמנים.


18. תלמדו לישון לילה מלא

לעבוד עד מאוחר ולהמנע משינה טובה זה מתכון לאסון. במקרים רבים אנחנו פחות יעילים בשעות המאוחרות של יום העבודה והיעדר שינה לאורך זמן פוגע ביעילות שלנו.

שינה של לילה מלא יתן לגוף, למוח ולנשמה אנרגיה חדשה לכבוש יעדים חדשים ומשימות חדשות.

בני גלזר 058-450.42.55

© כל הזכויות שמורות לבני גלזר | ראיה לטווח ארוך

עוצב ונבנה ע"י: Wix Monster